Multan a la Gobernación de La Guajira por caos en su archivo

Las “montañas” de documentos en la Gobernación están en 1.500 cajas que corresponden a contratos de obras, laborales y soportes administrativos, entre otros.

Sandra Guerrero
Sandra Guerrero
Por: Sandra Guerrero @sguerrerob

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La Guajira

Las “montañas” de documentos en la Gobernación están en 1.500 cajas que corresponden a contratos de obras, laborales y soportes administrativos, entre otros.

$12 millones de pesos semanales le toca pagar a la administración departamental de La Guajira por no tener sus archivos organizados y en orden. Hasta el momento la multa, que es impuesta por el Archivo General de la Nación, suma unos $1.000 millones, según afirmó el gobernador Nemesio Roys Garzón.

“Es deplorable la forma en que están los documentos, los contratos y los archivos, regados por todas las dependencias, en distintas oficinas y por todos lados, es algo que da vergüenza”, manifestó el mandatario.

En todos los papeles que hay en cajas, en el piso, en carpetas y regados por toda la gobernación, se pueden encontrar los documentos de las diferentes contrataciones de obras, laborales, documentos jurídicos y soportes de las actuaciones administrativas.

“Esta es una muestra de la crisis en que ha estado la administración, da pena realmente que con tantos temas prioritarios tengamos que pagar esa deuda”, indicó Roys Garzón, quien explicó que la deuda viene desde el 2017, pero que se han hecho pagos parciales.

Indicó que esto constituye un grave problema para la defensa jurídica de la administración, ya que por ejemplo, físicamente no aparecen los contratos que están en el Secop y hay carpetas de obras en las que está el contrato inicial y no hay más documentos.

“Esto seguro lleva a ilegalidades, pero después de que organicemos todo lo informaremos a los organismos de control y que sean ellos los que analicen las situaciones y establezcan quiénes fueron los responsables”, añadió el gobernador.

Dijo que “no entiendo como en el pasado no pudieron organizar y poner en orden el archivo departamental”.

Agregó que además las cajas y los papeles tienen comején, cucarachas y ratas, lo que constituye un riesgo para los empleados.

“Hay más espacio para los papeles que para los mismos empleados, quienes tienen que trabajar casi que arrinconados”, indicó.

Se buscarán soluciones inmediatas

El gobernador de La Guajira Nemesio Roys Garzón afirmó que respecto al desorden en los archivos de la administración departamental, se tomará una acción inmediata y una a mediano plazo.

Indicó que inicialmente se buscará una bodega o algún espacio en una de las dependencias de la gobernación para trasladar todos los papeles y cajas con el fin de  ir organizando y unificando cada uno de los archivos.

“Estamos ya definiendo  con el secretario General Javier Ripoll para buscar ese lugar que nos sirva de bodega”, afirmó.

Posteriormente el gobernador se propone presentar un proyecto  para con recursos de regalías financiar un centro documental como tienen otras gobernaciones del país en el que se pueda tener archivo de todas las actuaciones administrativas.

“El departamento del Cesar lo pudo hacer con regalías y podemos imitar eso, porque estos documentos son los necesarios para que por ejemplo los empleados puedan pensionarse, ya que ahí están las historias laborales o constituyen base para poder liquidar bien los contratos”, anotó Roys.

“Se debe preservar la memoria documental del departamento”

EL HERALDO consultó a Ignacio Ignacio Manuel Epinayu Pushaina, bibliotecólogo y archivista, expresidente de la Sociedad Colombiana de Archivista, quien explicó que desde 1989 en Colombia el ente rector de la política archivista del país es el Archivo General de la Nación y en el 2000 se creó la Ley General de Archivo que establece la función archivística.

“Esta es la primera norma que se expide en la que se establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”, explicó.

Añadió que todas las entidades del Estado deben crear archivos para la transparencia, para garantizar el patrimonio documental de la nación y como evidencia de sus actuaciones administrativas.

“No cumplir con esa ley faculta al Archivo General de la Nación para establecer sanciones incluso pecuniarias, como está sucediendo con la gobernación de La Guajira”, indicó.

Epinayu propone a la administración departamental  que se tenga en cuenta la función archivística, la gestión documental y preservación de la memoria documental de La Guajira en el Plan de Desarrollo Departamental.

“Inicialmente se debe hacer un diagnóstico integral de la situación de los archivos y documentos de las instituciones del orden departamental y local y también se debe crear el Archivo General de Histórico de La Guajira con instalaciones y edificios acorde con el clima ambiente e imaginario colectivo de nuestro pueblo, construido en un espacio donde se refuerce la identidad guajira por medio de su historia narrada en los documentos y archivos”, indicó.

Además propone que se establezcan planes de contingencia para la identificación y recuperación de documentos potencialmente históricos en el departamento, en el marco de declaratorias de Bienes de Interés Cultural – Archivístico.

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