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Claves para implementar la facturación electrónica en su empresa

La Dian estableció que las pequeñas, medianas y grandes empresas que presentan declaración de IVA y que facturan más de 116 millones al año deberán hacerlo electrónicamente. Tenga en cuenta que no se trata de escanear el comprobante y enviarlo por correo electrónico.

Los talonarios, las facturas por computador y archivadores llenos de papeles tendrán que ser cosa del pasado para las empresas en Colombia. Una medida de la Dian busca que a partir del 1 de enero de 2019 la facturación en el país se maneje de forma electrónica.

Con la resolución 010 del 6 de febrero, la Dian estableció que las pequeñas, medianas y grandes empresas que presentan declaración de IVA y que facturan más de 116 millones al año deberán facturar electrónicamente.

La decisión entrará en vigencia a partir del 1 de enero de 2019.

El tiempo está corriendo frente al reto de organizarse y ajustarse a la nueva norma que establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica.

La factura electrónica no significa escanear el comprobante y enviarlo por correo electrónico.

Un solo ‘idioma’

La implementación de la factura electrónica va de la mano con la documentación digital, las estrategias de sistematización de las empresas y minimizar los procesos manuales.

Todo para que las organizaciones puedan “gestionar de forma más ágil el envío de documentos electrónicos”, ya que se unificaría el idioma empresarial.

Esto permitirá que, sin importar el sistema de digitalización, haya un lenguaje común en el intercambio de documentos integrándose cada vez más a un mercado ya globalizado.

La documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios, que son sensibles en los archivos físicos actuales.

Para el caso de Colombia, el modelo inicial contempla como documentos electrónicos las facturas, notas débito, acuse de recibo, notas crédito y normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016) esto como parte de la gran variedad de archivos electrónicos, que en el estándar (UBL) con el que trabaja Colombia, contempla en la actualidad 31 documentos.

Es así, como la  documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la Dian, tomará lugar como  aliado certificando, por tal motivo, es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente.

¿Cómo?

Aunque la medida es inminente, hay compañías que no la conocen, otras se atemorizan frente al cambio y además de no estar preparadas, tienen grandes dudas acerca de sus beneficios reales y la perciben como una disposición coercitiva y una forma más de control fiscal.

Pero Claudia Camargo, Directora de Impuestos de la Firma BDO Colombia, asegura que “la facturación electrónica es un paso adelante para la simplificación de procesos y ahorro tanto de tiempo como de recursos para todas las empresas”.

“Tan solo pensemos en una empresa con 3.000 clientes y los costos que debe asumir para emitir una a una sus facturas en papel o en computador, esto sin contar con los procesos de distribución y aprobación de cada una de ellas.  Aquí, el beneficio que podemos ver es la disminución de costos a nivel financiero, y también el reajuste de sus procesos internos que les va a permitir ser más eficientes”, concluye la experta de BDO.

Los pasos

El proceso para implementarlo consiste en primero establecer los recursos tecnológicos para implementar la facturación digital. El servicio puede ser contratado con uno de los 42 proveedores tecnológicos autorizados por la Dian o con las soluciones compradas o desarrolladas por los departamentos de tecnología de la compañía. 

Después de registrarse ante la Dian como facturadores electrónicos voluntarios, luego de superar las pruebas tecnológicas establecidas por esta entidad. 

A través del Decreto 1349 del año 2016, se reglamentó la factura electrónica como título valor y se establecieron toda una serie de normas con el fin de hacer factoring electrónico con ellas.

Finalmente, es de resaltar que las empresas, que hasta el año 2017 facturaban electrónicamente, tendrán plazo de actualizar sus procesos a la nueva reglamentación antes del 29 de junio del presente año, y si emiten más de 3 millones de facturas al mes tendrán plazo de hacerlo hasta el 29 de septiembre 2018.

Tips para la gestión del cambio

1. Pasar de un proceso físico al digital, lo recomendable es diagramar los mismos procesos llevados a cabo en una factura física, para  maquetarlos en un ambiente digital.

2. Al interior de la empresa, capacitar y realizar gestión del cambio con los colaboradores que tiene injerencia en el flujo de la facturación (facturadores, contadores, entre otros), ya que ellos van a tener acceso al sistema y al portal de la Dian para consultar los documentos electrónicos y la facturación electrónica.

3. Creación de un equipo de trabajo implementador del modelo de factura electrónica. La Dian ha programado sesiones en donde se informa a la empresas sobre el rumbo que deben adoptar frente a la facturación electrónica.

 4. Adquirir un sistema ERP o PYME especializado que le asegure tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos, y herramientas que le permitan el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura. Esto es muy importante porque algunos sistemas sólo realizan uno de estos dos pasos y esto traerá sobrecostos.

5. Asegúrese que este sistema ERP o PYME que va a utilizar le permita modelar y adaptar estos pasos físicos, en un flujo de intercambio de documentos digitales.

6. La firma digital como aseguramiento: Para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro; la firma electrónica es fundamental, y en Colombia, habrá un certificado emitido por un organismo local que permitirá dar este alcance.

Aquí encontrará información técnica para definir y desarrollar las aplicaciones para factura electrónica desde su creación como documento XML, su firma digital y su respectivo envío a la DIAN. A continuación, se presenta la guía de usuario externo, mediante la cual se podrá identificar paso a paso como ingresar a la factura electrónica en Colombia: Guía de Usuario Externo Facturador Electrónico.

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