En video | “Encontrar un documento es una tarea titánica”

El encargado del archivo de la Gobernación de La Guajira, entidad multada con $1.000 millones por el desorden, dice que el caos ha bajado.

Vídeo: Sandra Guerrero
Por: Sandra Guerrero @sguerrerob
La Guajira

El encargado del archivo de la Gobernación de La Guajira, entidad multada con $1.000 millones por el desorden, dice que el caos ha bajado.

Hasta un mes tardaba encontrar un documento en el archivo de la Gobernación de La Guajira en medio del caos en que está convertida esta dependencia y por el cual deberá pagar una multa de $1.000 millones al Archivo Nacional de Colombia.

Tomás Pinto Moscote es el encargado de esta dependencia desde hace un año y asegura que los tiempos se han ido acortando porque ahora, la búsqueda puede demorarse entre 24 horas y varios días.  

Cuenta que antes había que pedir prórroga a los organismos de control para poder tener a la mano los documentos que solicitaban, pero que ahora, por lo menos esperan solo unas horas o días.

“Es una tarea titánica, pero al menos ahora se sabe más o menos donde están los documentos, pero antes había que acudir a la memoria histórica de los funcionarios más antiguos para saber dónde buscar”, explicó Pinto, quien es administrador de empresas y tecnólogo en gestión documental del Sena.

Está allí porque la Función Pública emitió la Resolución No.629 de 2018 en la que le ordenó a las entidades del Estado contratar a un especialista en archivística para el manejo adecuado de los archivos. Se hizo una convocatoria a la que se presentó y quedó.

Afirma que cuando llegó allí le dio dolor el desorden, pero también sintió que sería un reto importante en su vida. “Esperé unos 20 años para llegar aquí, era mi sueño, quería trabajar en la Dian, en la Fiscalía o en la Gobernación de La Guajira, donde los archivos esperaban por alguien que pudiera arreglarlos y aquí estoy”, indicó.

Pinto dice que los documentos, sobretodo los históricos, son la identidad del departamento y por lo tanto, un patrimonio tan valioso como el que dejaron el Negro Robles o el Almirante Padilla.

“Si esa documentación se pierde no hay cómo demostrar que existimos y lo que ha pasado en La Guajira desde que era una intendencia”, anotó.

 

Explica que no hay cómo saber cuántos documentos hay, es decir no hay un inventario documental de todo lo que se encuentra allí. Las cajas, carpetas y documentos están tirados por todas las dependencias, llenos de comejenes, excrementos de paloma, ratas y cucarachas y aunque se han ido limpiando poco a poco, aún constituyen un riesgo para la salud de quienes los manipulan.

Pinto tiene a cargo tres personas, dos en ventanilla única y una en archivo histórico, mientras él se encarga de la parte administrativa y de cordinar y atender a usuarios y entes de control.

Con él trabaja José Rodríguez, encargado del archivo histórico, quien ha sufrido quebrantos de salud por la manipulación de los documentos.  Muchas veces se ha visto afectado de la visión y de una tos recurrente.

“No hay condiciones óptimas para trabajar, en los archivos hay unos 200 tipos de hongos que se han identificado, aparte de las bacterias que no se ven porque se presentan en forma de esporas, las cuales quedan en el ambiente y afectan principalmente la vista y la garganta”, explica Pinto.

Propuesta

Tomas Pinto Moscote, quien tiene 20 años de experiencia en gestión documental, asegura que el nuevo gobierno, en cabeza del gobernador Nemesio Roys Garzón, tiene claro para donde debe apuntar para solucionar este problema.

“Se requiere de una bodega que nos permita almacenar y custodiar la información mientras se presenta un proyecto a través del cual se construya el archivo departamental”, indicó.

Dice que este debe tener unas características especiales y específicas. No debe tener ventanas, la temperatura debe tener entre 18 y 20 grados centígrados, la humedad debe estar entre 60 y 65 y además debe tener un control en el acceso el personal.

Para Pinto, el desorden existe porque no había funcionario que manejara el tema que orientara a los mandatarios de turno. 

El exgobernador encargado de La Guajira Weildler Guerra Curvelo aseguró que todo el edificio de la Gobernación es vulnerable y que los empleados trabajan en condiciones poco dignas para el ser humano. “Ese edificio era una intendencia y no se ha podido dar el salto como lo han hecho otros departamentos”, afirmó.

Asegura que durante los meses que estuvo al frente de la administración estudió varios proyectos para la construcción del archivo, pero no tuvo tiempo de presentarlo al Ocad.

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