El Heraldo
Fachada de la Notaría Tercera de Barranquilla, la única de la Costa Caribe que participa en la digitalización.
Johnny Olivares
Economía

Ahora se puede casar o divorciar virtualmente en una notaría

La digitalización de los procesos  notariales comenzó a implementarse en Colombia y son más de 400 los trámites que pueden realizarse en línea.  

Con la digitalización de los procesos notariales los colombianos podrán autenticar documentos en línea, pero también podrán casarse o divorciarse de manera virtual, bien sea desde su casa o el lugar que prefieran.

En la nueva realidad que ha impuesto la pandemia, donde el distanciamiento y el autocuidado pueden marcar la diferencia entre la vida y la muerte, la virtualidad se ha convertido en una aliada de miles de procesos que antes exigían la presencia de los interesados.

Son más de 400 los trámites que se podrán realizar en línea dentro del proceso de transformación digital que vienen desarrollando unas 900 notarías en todo el país.  Hay 17 notarías que ya se encuentran verificadas por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), entre ellas la Notaría Tercera de Barranquilla, la única en la Costa Caribe.

Para habilitar la prestación del servicio, la Supernotariado realiza pruebas técnicas a los despachos que soliciten implementar la nueva modalidad.

“Sin duda alguna, la tecnología es un habilitador que mejora la calidad de vida de las personas, por lo que ahora todos los usuarios del servicio público notarial en el país contarán con la posibilidad de adelantar trámites de forma virtual desde la comodidad de su domicilio en línea con la notaría, este es un gran avance”, aseguró la superintendente de Notariado y Registro, Goethny Fernanda García Flórez.

Entre los retos que deben asumir las notarías para la implementación de la prestación del servicio está garantizar la seguridad, la validez jurídica y la capacidad para atender de manera virtual los trámites formales que requieren rigurosidad.

Es por eso que los notarios tienen la tarea de brindar seguridad jurídica a todos los actos, contratos y negocios jurídicos que se hacen en sus despachos.

Eduardo Vergara, notario 16 de Bogotá, explica que la fe pública que otorgan las notarías “continúa intacta” con los servicios digitales. “Con esa garantía, lanzamos una plataforma virtual que permite que los ciudadanos suscriban sus documentos con firma electrónica, validen su identidad con biometría y resuelvan todo tipo de trámites notariales de manera muy rápida”, señaló.

Daniel Medina, CEO de Olimpia, compañía experta en verificación de identidad y firma electrónica que hace parte del grupo Colpatria, explicó que el hecho de tener la biometría vinculada al servicio notarial genera confianza y ayudará a acelerar la adopción de la virtualidad.

“En Olimpia acompañamos la transformación digital de diversos sectores de la economía, alcanzando en febrero más de 150 mil verificaciones de identidad por día. En ese contexto apoyamos la digitalización de los servicios notariales, iniciando por la biometría fija y móvil de cerca de 800 notarías articuladas por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano y ahora habilitamos la posibilidad de que los ciudadanos hagan sus trámites notariales sin salir de casa, haciendo uso de tecnologías como biometría, firma electrónica y videollamadas, con altos niveles de seguridad”, aseguró el empresario.

Los trámites a realizar

Entre los trámites que se podrán realizar de manera virtual se encuentran escrituras públicas, matrimonios, hipotecas, autenticación de documentos, poder, compraventa, divorcios, testamentos, cambio de nombre, capitulaciones y otros.

Sobre el avance de esta iniciativa, el director del Departamento Administrativo de Presidencia de la República (Dapre), Víctor Muñoz, señaló que las notarías que cumplan con los requisitos técnicos y que sean habilitadas por la Superintendencia tienen la posibilidad de ofrecer el servicio de estos trámites digitales a la ciudadanía.

El paso a paso para acceder

Para poder acceder al servicio de la notaría digital, los ciudadanos tienen que ir una sola vez a las instalaciones de la notaría seleccionada para realizar el registro de firma electrónica.

En desarrollo de este procedimiento se verifica la identidad del usuario contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se registra el correo electrónico y número celular desde los cuales realizará los trámites virtuales. Hay casos donde las notarías cuentan con el servicio de registro a domicilio.

Cuando el usuario es registrado e identificado puede ingresar al portal web de la notaría y seleccionar el proceso que desee realizar; hay más de 400 trámites habilitados de manera virtual y el ciudadano podrá hacerles seguimiento en tiempo real.

Cada trámite tiene ciertas particularidades en el proceso, razón por la cual el usuario puede visualizar la información de la naturaleza del trámite, los requisitos y las tarifas establecidas de acuerdo con el Decreto 2106 de 2019. En algunos trámites en los que se requiera un encuentro con el notario como requisito, la sesión se adelantará a través de una videollamada.

Paso seguido, la plataforma envía al correo del usuario el link para realizar el pago de manera electrónica.

En el caso de las autenticaciones, el procedimiento continúa en línea y para aquellas situaciones en las que se requiere una reunión, testamentos, conciliaciones y matrimonios, el sistema agendará una comparecencia con el notario a través de videollamada.

Una vez desarrollados todos los actos, la plataforma permite que el notario realice su firma y sello digital, otorgando la fe pública que tradicionalmente se brinda de manera presencial. El proceso finaliza cuando los documentos son remitidos al usuario de manera virtual.

“Esta es la consolidación del proceso de transformación digital de las notarías. El mundo ha cambiado y ahora nos ponemos a la vanguardia a nivel global, avanzando en la estrategia de cero papel y en la automatización de los procesos, a favor de los usuarios”, afirmó Vergara.

En eso coincide Medina, quien a su vez destaca el liderazgo de los notarios para modernizar este sector. “Los notarios están siendo los protagonistas y dar ese paso hacia los procesos digitales generará cada vez más confianza para la digitalización de otros sectores”, concluyó Medina.

“Este logro se convierte en uno de los más importantes avances en materia digital para el país. Con esta evolución tecnológica las notarías del país buscan dar respuesta a las demandas de los usuarios y estar al día con la  nueva realidad que afronta la sociedad”, dijo la superintendente de Notariado y Registro.

Tarifas

Para el año en curso, las tarifas notariales tuvieron un aumento de 1,61%, de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que se registró para el 2020, según el DANE. Estos nuevos montos, estipulados en las resoluciones 00536 y 00545, comenzaron a regir desde el pasado 1 de febrero.

De acuerdo con la información entregada por la Supernotariado, algunos trámites notariales, como la expedición de la primera copia del registro civil de nacimiento, están exentos de pago. Otro trámite exento de pago es la entrega de escritura pública para el cambio de nombre.

Digitalización

Con el propósito de una nueva etapa en la calidad del servicio, la Superintendencia de Notariado y Registro lanzó el pasado 01 de octubre el proyecto “Digitalización Notarial”, que propone la realización de trámites de manera virtual en cada una de las notarías públicas del país.

Este proyecto, de acuerdo con lo informado, cuenta con el aval y acompañamiento del Ministerio de Justicia y del Derecho, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de la Consejería para Asuntos Económicos y Transformación Digital.

De acuerdo con la supernotariado, Goethny García, hasta el momento 89 notarías han hecho la solicitud de verificación de cumplimiento de los requisitos. En la actualidad, solo 13 notarías están habilitadas para prestar estos servicios, 10 de ellas están en Bogotá, otra en Medellín y una última, la Notaría Tercera en Barranquilla.

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