En Bogotá y en otras ciudades del país, la mora en el pago de cuotas de administración sigue siendo uno de los principales dolores de cabeza en las copropiedades.
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Aunque no es un problema nuevo, la forma de gestionarlo ha cambiado, pasando de ser un trámite administrativo a un proceso respaldado por la ley que incluso permite llevar a los morosos a instancias judiciales sin necesidad de aprobación previa del consejo de administración.
Según Daniel Laverde, vocero de Properix Colombia, plataforma especializada en gestión de copropiedades, el éxito en el recaudo depende de la profesionalización de los administradores.
“La autoridad del administrador se sostiene en el procedimiento, en el soporte y en el respeto por la dignidad humana. Cuando eso falla, el problema ya no es la mora: es la forma”, explicó.
Lo que establece la normativa
La legislación es clara, tanto las expensas ordinarias como extraordinarias son obligatorias, generan intereses en caso de mora y pueden ser cobradas directamente por la administración, incluso por vía judicial.
Aunque en algunos contratos de arrendamiento el inquilino asuma el pago, la responsabilidad principal siempre recae sobre el propietario del inmueble.
Los errores más comunes que debilitan la gestión son procesos mal soportados, como registros de propietarios desactualizados, falta de folios de matrícula o estaos de cuenta incompletos.
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Uno de los puntos más sensibles es la publicación de deudores. La norma permite informar sobre el estado de mora, pero en límites. Identificar a los propietarios en listados internos, actas de asamblea o convocatorias está autorizado, en cambio, prácticas como carteles con caricaturas, buzones rotulados como “caja de morosos” o murales visibles para visitantes están prohibidas.
“Publicar no es ‘poner a nadie en la picota’. La regulación no habilitó la humillación, habilitó la información pertinente en los canales correctos”, advirtió Laverde.
Asimismo, los conjuntos con mejores resultados aplican esquemas escalonados:
- Contabilidad quirúrgica: estados de cuenta detallados, cálculo de intereses conforme a la tasa vigente y soportes listos para un eventual proceso judicial.
- Protocolo escalonado: gestión persuasiva desde el primer día de mora, procesos prejurídicos en los plazos que establezca el reglamento (60 o 90 días) y acción judicial cuando corresponda.
- Contratos y comunicación: inclusión de cláusulas claras en los contratos de arrendamiento sobre el pago de expensas y envío de circulares preventivas a los propietarios.
- Entre las medidas autorizadas por la ley también se contempla restringir el uso de bienes comunes no esenciales —como piscinas, zonas BBQ o canchas— para quienes mantienen deudas pendientes.
Properix asegura que algunas copropiedades que reciben carteras morosas cercanas al 40% lograron reducirlas a un solo digito en un año gracias a la implementación de controles técnicos, reglas claras y comunicación efectiva.
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“El recaudo bien hecho se siente poco y se nota mucho: proveedores pagos, mantenimiento al día, seguridad funcionando y asambleas que discuten futuro y no incendios”, concluyó Laverde.
