Entendiendo paso a paso la facturación electrónica

Carolina Giha, gerente comercial de Facture.
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La facturación electrónica cuenta con unas características especiales que la hacen válida como un documento legal, conozca uno a uno sus detalles y póngase en línea con esta nueva vía.

De acuerdo con Facture, proveedor tecnológico autorizado por la Dian, la factura electrónica debe estar en formato XML (Extensible Markup Language), puesto que es un formato universal para datos y documentos estructurados.

La FE abarca lo que tiene que ver con: Factura nacional, factura al exterior, nota crédito y nota débito.  

Este tipo de factura debe tener CUFE (Código único de facturación electrónica), código QR, firma digital, acuse de recibo y tiene un tiempo de entrega máximo de 48 horas a la DIAN, teniendo en cuenta que el objetivo es mitigar la elusión y evasión de impuestos, además del lavado de activos.

Carolina Giha, gerente comercial de Facture, resalta además que esta migración es “realmente una oportunidad para digitalizar y optimizar el proceso de facturación y contribuir a la competitividad  de las empresas”.

Entre los beneficios que tiene la implementación de esta factura se encuentra el ahorro en costos que oscila entre el 60 y 80% debido a que se reducen gastos de impresión, distribución, almacenamiento y tareas manuales; cabe resaltar que este porcentaje varía, según Facture, de qué tan manual sea actualmente el proceso de facturación en su empresa.

Otro de los beneficios es que cumple de manera fácil y ágil el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Hay una transparencia y trazabilidad en los procesos relacionados tanto con clientes como con proveedores, de igual manera esto fortalece la relación que hay entre los mismos.

La FE tiene una gran cabida en las políticas empresarias de sostenibilidad ya que acarrea una gran responsabilidad ambiental por parte de la compañía.

Para las empresas en una herramienta muy útil ya que optimiza y agiliza, de acuerdo con factura, los procesos de negocio.

 

¿Cómo se genera esta facturación?

El facturador electrónico por sus propios medios o por intermedio de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian es el encargado de emitir la factura con sus documentos adjuntos y según las condiciones establecidas por este organismo encargo de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Esta factura debe ser entregada a la Dian y al adquirente. Por su lado dicho organismo  puede no aceptarla cuando quien la emite no cumple con la norma y se le será notificado. Por otro lado, el adquirente podría aceptarla o rechazarla. Es importante tener en cuenta, que si el adquirente no responde después de las 72 horas hábiles enviada la factura, se asumirá que ha sido aceptada tácitamente.

Esta factura debe ser almacenada por un mínimo 5 años, de acuerdo con la normatividad.

De acuerdo con Giha, es muy importante el papel de los consumidores en esta migración a lo digital e invita a no ser reactivos ante esta iniciativa. “Aunque al principio implique varios cambios en procesos, en prácticas y en mentalidad, sin duda alguna conllevará a beneficios a corto y largo plazo como aumento de la eficiencia y ahorro en costos de emisión y recepción de facturas”.

SANCIONES 

Las sanciones para quienes incumplan con la facturación electrónica cuando sea totalmente implementada están establecidas por el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, la Ley 1607 de 2012 y por los artículos 684 y 657 del Estatuto Tributario.

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