POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EL HERALDO S.A.

1. Generalidades e Identificación del Responsable del tratamiento de los datos personales.

A lo largo de nuestra trayectoria comercial, EL HERALDO S.A., ha conservado algunos de los datos personales de nuestros clientes, anunciantes, colaboradores, aliados estratégicos, entre otros, en nuestras bases de datos. Con ocasión a la legislación vigente sobre la protección de datos personales y, con el fin de prestar una mejor atención a nuestros clientes y aliados, EL HERALDO S.A. informa a continuación los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento de datos, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales. La presente Política de Tratamiento de los datos personales, en adelante “Política” o “Política de Tratamiento”, establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales EL HERALDO S.A., y empresas vinculadas, realizan la recolección, almacenamiento, uso, comercialización, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los proveedores, clientes, anunciantes, de los usuarios de los portales Web, blogueros, colaboradores, suscriptores y demás personas con las que EL HERALDO S.A. sostiene o ha sostenido alguna clase de relación (en adelante “ titular del dato”).

El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de ELHERALDO.CO., o de cualquiera de los portales pertenecientes a EL HERALDO S.A., está aceptando expresamente la siguiente Política y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de EL HERALDO S.A. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones.

En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus datos personales será EL HERALDO S.A., identificado con Nit: 890.100.477-8, con sede principal en la Calle 53 B No. 46- 25 en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, Portal Web www.elheraldo.co. Teléfono del Departamento de servicio al cliente 3855050 y correo electrónico habeasdata@elheraldo.co

Generalmente, EL HERALDO S.A. se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. EL HERALDO S.A. exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

Cuando el presente documento haga mención de EL HERALDO S.A., se entenderán incluidas las sociedades vinculadas, a través de alguna relación de control, y aquellas con las que se suscriben alianzas comerciales.

EL HERALDO S.A. se encuentra en proceso de unificación de sus bases de datos; por lo cual, actualmente los datos personales captados se almacenan en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada. No obstante, EL HERALDO S.A. se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.

Los productos y servicios de EL HERALDO S.A. se encuentran dirigidos a personas mayores de edad; por lo tanto, la presente política e información será para el conocimiento y utilización exclusiva de éstos.

Al final del presente documento, se encuentra el Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales de EL HERALDO S.A. para su consulta. No obstante lo anterior, EL HERALDO S.A., ha diseñado e implementado un manual interno de descripción de las bases de datos existentes y las políticas de administración de las mismas, haciendo énfasis, en los mecanismos y tipos de seguridad adoptados, responsables de cada base de datos, medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizas el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012, que por confidencialidad de la información y seguridad de la misma, se reserva su publicación.

Esta Política de Tratamiento es de obligatorio y estricto cumplimiento para EL HERALDO S.A., como Responsable del Tratamientos de sus datos, así como todos los terceros que obran en nombre de la empresa, o que sin actuar en nombre de la empresa, igual tratan sus datos personales por disposición de ésta. Tanto el Responsable como cualquier tercero, están en la disposición, de observar y respetar estas políticas, en cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminar los vínculos legales, comerciales, o de cualquier tipo con EL HERALDO S.A., De igual manera, deben guardar estricta confidencialidad en relación con la información tratada.

Las personas a quienes se les puede suministrar la información, según las condiciones establecidas en la presente ley son: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite su representación con él, se tendrá por no presentada.



2. Seguridad de la información

EL HERALDO S.A., se encuentra comprometido con suministrar un uso correcto, respecto al tratamiento de los datos personales de sus clientes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.

Por tal motivo, se cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad y a la implementación de un sistema perimetral de seguridad “Paredes de fuego” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente nos encontramos monitoreando el sistema.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Se elaboró un manual interno de descripción de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la seguridad y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.



3. Recolección y Almacenamiento de sus datos personales

EL HERALDO S.A. solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos e interacción con sus clientes así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los clientes o usuarios.

Se ha informado a nuestros clientes y usuarios que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de la suscripción de contratos, vía telefónica y/o registro en nuestros portales Web, entre otros, los mismos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido.

Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y, los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

La información personal suministrada por los usuarios de los diferentes portales de EL HERALDO S.A., está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario podrá acceder fuera de EL HERALDO S.A., y que sólo él conoce. El Usuario es el único responsable de mantener en secreto, dicha clave y la información incluida. EL HERALDO S.A., no intentará tener acceso ni conocer la referida clave. Todas las claves de usuarios se encuentren con un sistema encriptado y es responsabilidad de usuario salvaguardar esta información.

Para mayor seguridad, EL HERALDO S.A. recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

ELHERALDO S.A. podrá utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios podrán configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a nuestros portales.

EL HERALDO S.A. ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos, actividades y procedimientos a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, EL HERALDO S.A. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

Las presentes políticas son aplicables de cumplimento obligatorio para TODOS los portales Web propiedad de EL HERALDO S.A, tales como, OfertasH, EmpleosH, InmueblesH, RadioH, Clasificados, Suscripciones, Club de Privilegios y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.



4. Actividades y Finalidad del Tratamiento de los Datos



Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación a nuestros productos o servicios. Los suscriptores, a través de la legalización del respectivo contrato de suscripción a EL HERALDO, podrán gozar de los beneficios del Club de Privilegios, por lo que EL HERALDO S.A. podrá obtener información sobre los usos dados al carnet de suscriptor y enviarle copia consolidada de los beneficios con los que cuenta. El suscriptor autoriza a EL HERALDO S.A. para obtener información de su historia de consumo en los diferentes establecimientos de comercio en los que haya accedido a beneficios del Club de suscriptores y al eventual envío de la información consolidada de consumos y ofertas, siempre para los fines aquí expuestos.

De igual forma, el titular del dato acepta su participación en los diferentes espacios de interacción que propicie EL HERALDO S.A., sea a través de sus portales y página Web, tales como: recibo de titulares y/o avances de noticias y/o contenidos en general;

Aunado a lo anterior, EL HERALDO S.A. podrá captar información adicional como hábitos de uso en un portal Web, la información sobre los artículos que lee, los productos y/o servicios que adquiere, los comentarios que realiza, el navegador o plataforma móvil que utiliza, la publicidad a la que accede o consulta, la dirección IP del dispositivo que utilice, su ubicación geográfica, información de cookies, entre otros.

A su vez, el titular del dato conoce y acepta que sus datos podrán ser utilizados para promover, enviar, elaborar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario de EL HERALDO S.A., sus empresas vinculadas y aliadas, mediante el envío de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse.

EL HERALDO S.A. y sus empresas vinculadas y aliadas podrán, de manera total o parcial, captar, almacenar, tratar, recolectar, comercializar, reproducir, traducir, adaptar, extraer, compendiar, transmitir, ceder, con o sin ayuda de la informática, los datos almacenados en sus bases de datos digitales o físicas (manuales), sean que se hospeden en servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), manipulados, administrados, usados y divulgados por cualquiera de estas empresas y aquellas que se determinen como responsables del tratamiento.



5. Derechos del titular de los datos personales





6. Sobre la autorización del Tratamiento de los datos personales

Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, EL HERALDO S.A., adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Un dato público es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, EL HERALDO S.A., establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.





7. Modificaciones a la Política de Tratamiento de los datos personales y al Aviso de Privacidad

EL HERALDO S.A. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales y/o el Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a través de su página Web www.elheraldo.co. Además, se conservarán las versiones anteriores.

Según el Artículo 13, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento deberá ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de la misma.



8. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta Política declara conocer que EL HERALDO S.A., puede suministrar esta información a las empresas vinculadas o del mismo grupo empresarial y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.



9. Atención de consultas y reclamos

En cualquier momento, el titular podrá solicitar a EL HERALDO S.A., como responsable de los datos personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una actualización, rectificación, corrección, inclusión o exclusión de la base de datos.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con EL HERALDO S.A. al correo electrónico habeasdata@elheraldo.co, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en la Calle 53B No. 46- 25 en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida al Coordinador de Servicio al Cliente, quien ha sido designado por la empresa como responsable de la atención de este tipo de consultas y peticiones, en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 p.m., a 6:00 p.m.

Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado, en este caso EL HERALDO S.A., deberá poner a disposición del Titular, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo podrá cobrar el Titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia el Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

EL HERALDO S.A. dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, EL HERALDO S.A. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

EL HERALDO S.A., como Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.



10. Vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales

El Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que EL HERALDO S.A. ejerza las actividades propias de su objeto social.



11. Vigencia de la Políticas de tratamiento de datos personales

La vigencia de la Política de Tratamiento de la información empieza a regir a partir del 13 de abril de 2013 y el periodo de vigencia de las bases de datos es indefinido y estará publicada en la Página Web www.elheraldo.co