Archivo del Magdalena del deterioro a modelo de gestión documental
Se invirtieron $6 mil millones en modernización. 13 millones de folios fueron puestos en orden.
En un proceso de renovación y cambio que se inició hace tres años, el Archivo Central del Magdalena pasó de ser un desorden a un sitio organizado e higiénico, aspecto este que llevó al Gobierno Nacional a exaltarlo como uno de los mejores del país en gestión documental.
Con una inyección económica de $6 mil millones, los más de 13 millones de folios que estaban en avanzado deterioro, hoy reposan en cómodos estantes y anaqueles, con los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivística vigentes.
Son documentos que contienen historias laborales, de tesorería y de las diferentes dependencias de la administración departamental, entre otros,
Ubicado en un complejo de bodegas, en la Troncal del Caribe, el Archivo Central del Magdalena cuenta con detectores de humo, trampas para ratas, circuito cerrado de televisión y equipos de seguridad para trabajos en altura. Su operatividad ha permitido la generación de empleos.
El secretario general del Departamento, Álvaro Méndez Navarro, destacó la importancia de esta obra en materia de gestión documental, puesto que no solo permite conocer la ubicación de cada documento sino que además, “agiliza el sistema de consulta tanto interno, como por parte de la comunidad magdalenense”.
“Luego de ser solicitados, los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital”, explicó.
Edwin Padilla, líder del Área de Gestión Documental, explicó que además de la disposición física y segura de los archivos, estos también se encuentran digitalizados a través de un software lo que permite no solo conocer internamente la disposición en el archivo sino su durabilidad a través del tiempo.
“Está ajustado a las normas de archivística dictadas por el Archivo General de la Nación y a las tablas de retención documental la cuales indican la durabilidad”.
De acuerdo con Jorge Peralta, coordinador del proyecto de gestión documental, el proceso de archivo de la está compuesto por los siguientes pasos una vez llegan a la bodega:
Revisados, clasificados, organizados, foliados, digitalizados y finalmente archivados en dos tipos de cajas. La primera permite archivar tomos o documentos pesados y la segunda en cajas tipo nevera donde reposan documentos de consulta frecuente y de fácil acceso
Un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la Región Caribe en gestión documental – después de Bolívar - gracias a los procesos de modernización implementados recientemente.
